Rapprochement d'un compte

Aperçu

Le rapprochement compare les données de votre fichier Principal Plan avec un relevé bancaire ou de carte de crédit pour confirmer que les deux concordent. Principal Plan fournit un solde compensé, des bascules de compensation et des filtres de registre qui servent ensemble de flux de travail de rapprochement.

Comment ça marche

Lorsque votre relevé bancaire arrive (papier ou en ligne), suivez ces étapes :

1. Ouvrez le registre du compte. Double-cliquez sur le compte dans la Liste des comptes (Account list) pour ouvrir son onglet de registre.

2. Filtrez les transactions non compensées. Utilisez le menu Affichage ou la barre d'outils de filtrage pour afficher uniquement les éléments en attente. L'option Afficher les transactions en attente (View pending) affiche toutes les transactions non compensées. Des filtres plus spécifiques tels que Afficher les chèques en attente (View pending checks) et Afficher les dépôts en attente (View pending deposits) peuvent vous aider à parcourir le relevé section par section.

3. Marquez chaque transaction. À mesure que vous trouvez chaque transaction sur le relevé, cliquez sur la colonne de compensation ou sélectionnez Basculer la compensation (Toggle cleared) dans le menu contextuel. La transaction passe de vide (non compensée) à un * (en attente).

4. Comparez les soldes. Le pied de page du registre indique le solde compensé en cours. Comparez-le avec le solde final de votre relevé. Lorsqu'ils correspondent, le rapprochement est terminé.

5. Examinez les différences. Si les soldes ne correspondent pas, recherchez les transactions qui apparaissent sur le relevé mais pas dans votre registre (saisies oubliées), ou les transactions dans votre registre que la banque n'a pas encore traitées (éléments en suspens).

États de compensation

Chaque transaction comporte deux états de compensation indépendants : un pour le compte et un pour l'enveloppe. Lors du rapprochement des comptes, seul l'état de compensation côté compte change.

La compensation d'enveloppe est distincte. Elle ne suit pas les relevés bancaires ; elle permet de suivre le règlement par objectif budgétaire. Par exemple, des dépenses médicales ou professionnelles portées sur un compte courant et des cartes de crédit peuvent rester non compensées dans une enveloppe Médical ou Professionnel jusqu'à l'arrivée du remboursement, puis être compensées lorsqu'elles sont remboursées. Le solde compensé de l'enveloppe montre ce qui reste en suspens pour cette catégorie. Basculez la compensation d'enveloppe depuis le Registre d'enveloppe, pas depuis le registre de compte. Voir Modèle d'enveloppes de Principal Plan pour en savoir plus sur la compensation indépendante.

Les trois états sont :

Lorsque vous enregistrez le fichier, toutes les transactions en attente passent à l'état compensé. En attente n'est qu'un état de travail pour la session en cours, vous pouvez donc voir ce que vous venez de marquer séparément des transactions compensées précédemment.

Le solde compensé

Le solde compensé est la somme de toutes les transactions qui ne sont pas dans l'état « non compensé ». Il apparaît à deux endroits :

• Le pied de page du registre – Affiche le solde compensé en cours lorsque le registre est en mode solde compensé.
• La liste des comptes – La colonne Compensé (Cleared) affiche le solde compensé pour chaque compte.

Le solde compensé correspond à ce que connaît votre banque. Les transactions que vous avez saisies mais que la banque n'a pas encore traitées (chèques en circulation, dépôts en attente) sont exclues du solde compensé mais incluses dans le solde total.

Filtres du registre

Plusieurs filtres intégrés facilitent le rapprochement :

La boîte de dialogue de filtre personnalisé fournit également une option Filtrer par état de compensation (Filter by cleared state) avec des choix pour n'importe quel état, compensé uniquement, non compensé uniquement ou non compensé et en attente.