Flujo de trabajo de transacciones
El ciclo de vida de una transacción desde la creación hasta la compensación.
Descripción general
Una transacción registra un evento financiero en el Principal Plan: una compra, un depósito, una transferencia o una división. Cada transacción pasa desde la creación hasta la compensación y conciliación opcionales.
Campos de transacción
Cada transacción lleva la siguiente información:
| campo | Descripción |
|---|---|
| Fecha (Date) | La fecha en que ocurrió la transacción. |
| Beneficiario (Payable To) | El beneficiario o descripción de la transacción. |
| Monto (Amount) | El monto de la transacción, ingresado como Pago (Payment) o Depósito (Deposit). |
| Código (Code) | Una referencia opcional, como un número de cheque. |
| Nota (Memo) | Una nota opcional. |
| Cuenta (Account) | La cuenta a la que afecta la transacción. |
| Sobre (Envelope) | El sobre del que se extrae o acredita la transacción. |
| Despejado | Dos estados compensadores independientes, uno para la cuenta y otro para el sobre. |
Tipos de transacciones
Principal Plan admite cuatro tipos de transacción:
| Tipo | Descripción |
|---|---|
| Simple | Un único depósito o pago en una cuenta asignado a un sobre. |
| Transferencia (Transfer) | Mueve dinero entre cuentas, entre sobres o ambos. Úselo cuando el dinero cambia de ubicación o de categoría presupuestaria sin crear nuevos ingresos ni gastos. |
| Múltiple regular (Regular Multiple) | Divide un depósito o pago entre varias asignaciones de sobre. Si Habilitar transferencias de cuentas en múltiples (Enable Account Transfers in Multiples) está habilitado, también puede mover parte del importe a otra cuenta. |
| Transferencia de sobre múltiple (Multiple Envelope Transfer) | Mueve importes presupuestados entre varios sobres en una transacción. Úselo para redistribuir dinero entre varias categorías de sobres. |
Creando una transacción
Abra un libro mayor de cuenta o sobre haciendo doble clic en un elemento del panel izquierdo. En el libro mayor, use el botón Agregar nueva transacción (Add New Transaction) o Ctrl+Insert para abrir el editor de transacciones. En el editor, use Guardar y nuevo (Save & New) para guardar e iniciar otra transacción, o Guardar y cerrar (Save & Close) para guardar y regresar al libro mayor. El editor de transacciones incluye campos para la información de transacciones enumerada anteriormente.
La función de autocompletar está disponible para los campos Beneficiario (Payable To) y Código (Code), basándose en su historial de transacciones. Cuando selecciona un beneficiario de la lista de autocompletar, los demás campos se completan a partir de la transacción coincidente más reciente.
Las plantillas también pueden completar previamente una nueva transacción. Utilice Crear transacción (Create Transaction) en el menú contextual en la lista Plantillas (Templates) o aplique una plantilla desde el editor de transacciones.
Editar una transacción
Haga doble clic en una transacción en el libro mayor para abrirla y editarla. Todos los campos se pueden cambiar. Si cambia el monto de una transacción que ya se ha compensado, aparece una advertencia y el estado de compensación se restablece automáticamente tanto en la transacción como en cualquier transferencia o registro dividido relacionado.
Estados de compensación
Cada transacción tiene dos estados de compensación independientes: uno para el lado de la cuenta y otro para el lado del sobre. Los tres estados son:
| Estado | Pantalla | Descripción |
|---|---|---|
| No borrado | (en blanco) | La transacción no ha sido verificada. |
| Pendiente | * | La transacción ha sido marcada por el usuario durante la conciliación. |
| Borrado | x | La transacción ha sido confirmada y guardada. |
Cambie una transacción entre no compensada y pendiente haciendo clic en la columna borrada o seleccionando Cambiar estado compensado (Toggle Cleared) en el menú contextual. Cuando se guarda un archivo, las transacciones pendientes se promocionan para borrarse.
Importación de transacciones
Cuando las transacciones se importan desde una descarga bancaria (CSV, OFX/QFX o QIF), el sistema de importación intenta compararlas con los registros existentes. Las transacciones casadas tienen su estado de compensación promovido a pendiente, lo que confirma que el banco las ha procesado. Las transacciones no coincidentes se crean como registros nuevos.
Las transacciones importadas se pueden identificar utilizando la opción Filtrar vista (Filter View) Recién importado o sincronizado (Freshly Imported or Synchronized).
Eliminar una transacción
Seleccione una transacción en el libro mayor y elimínela desde el menú contextual. Aparece un cuadro de diálogo de confirmación antes de que se elimine la transacción. Al eliminar una transferencia o transacción dividida, también se eliminan sus registros relacionados (los elementos de amigo o hijo).
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