Ein Konto abgleichen

Übersicht

Beim Abgleich werden Ihre Principal Plan-Daten mit einer Bank- oder Kreditkartenabrechnung verglichen, um zu bestätigen, dass beide Seiten einverstanden sind. Der Principal Plan bietet einen ausgeglichenen Saldo, Löschschalter und Hauptbuchfilter, die zusammen als Abstimmungsworkflow dienen.

Wie es funktioniert

Wenn Ihr Kontoauszug eintrifft (in Papierform oder online), befolgen Sie diese Schritte:

1. Öffnen Sie das Kontobuch. Doppelklicken Sie auf das Konto im Kontoliste (Account List), um dessen Registerkarte „Kontobuch“ zu öffnen.

2. Filtern Sie nach nicht abgewickelten Transaktionen. Verwenden Sie das Ansichtsmenü oder die Filtersymbolleiste, um nur ausstehende Elemente anzuzeigen. Die Option Ausstehende anzeigen (View Pending) zeigt alle nicht abgewickelten Transaktionen an. Spezifischere Filter wie Ausstehende Schecks anzeigen (View Pending Checks) und Ausstehende Einzahlungen anzeigen (View Pending Deposits) können Ihnen dabei helfen, die Anweisung Abschnitt für Abschnitt durchzuarbeiten.

3. Markieren Sie jede Transaktion. Wenn Sie jede Transaktion auf dem Kontoauszug finden, klicken Sie auf die gelöschte Spalte oder wählen Sie Abgleich umschalten (Toggle Cleared) aus dem Kontextmenü. Die Transaktion ändert sich von leer (nicht gelöscht) zu einem * (ausstehend).

4. Salden vergleichen. Die Fußzeile des Hauptbuchs zeigt den laufenden ausgeglichenen Saldo. Vergleichen Sie dies mit dem Endsaldo auf Ihrer Abrechnung. Wenn sie übereinstimmen, ist der Abgleich abgeschlossen.

5. Untersuchen Sie Differenzen. Wenn die Salden nicht übereinstimmen, suchen Sie nach Transaktionen, die auf dem Kontoauszug erscheinen, aber nicht in Ihrem Hauptbuch (fehlende Einträge) oder nach Transaktionen in Ihrem Hauptbuch, die die Bank noch nicht verarbeitet hat (ausstehende Posten).

Clearing-Staaten

Jede Transaktion verfügt über zwei unabhängige Clearing-Status – einen für das Konto und einen für den Umschlag. Beim Kontoabgleich ändert sich lediglich der kontoseitige Clearingstatus.

Umschlagclearing ist getrennt. Es folgt keinen Kontoauszügen, sondern ermöglicht die Verfolgung der Abwicklung nach Budgetzweck. Beispielsweise können medizinische oder geschäftliche Ausgaben über Giro- und Kreditkarten im Umschlag Medizin oder Geschäft unausgeglichen bleiben, bis die Erstattung eintrifft, und dann abgerechnet werden, wenn sie zurückgezahlt werden. Der ausgeglichene Umschlagsaldo zeigt, was in dieser Kategorie noch offen ist. Umschlagclearing schalten Sie im Umschlagbuch um, nicht im Kontobuch. Mehr zum unabhängigen Clearing finden Sie unter Hüllkurvenmodell des Principal Plan.

Die drei Staaten sind:

Wenn Sie die Datei speichern, werden alle ausstehenden Transaktionen auf „gelöscht“ hochgestuft. „Ausstehend“ ist nur ein Arbeitsstatus für die aktuelle Sitzung, sodass Sie sehen können, was Sie gerade markiert haben, getrennt von zuvor gelöschten Transaktionen.

Der ausgeglichene Saldo

Der verrechnete Saldo ist die Summe aller Transaktionen, die sich nicht im Status „nicht verrechnet“ befinden. Es erscheint an zwei Stellen:

• Die Fußzeile des Hauptbuchs – Zeigt den laufenden ausgeglichenen Saldo an, wenn sich das Hauptbuch im ausgeglichenen Saldomodus befindet.
• Die Kontoliste – Die Spalte Abgeglichen (Cleared) zeigt den ausgeglichenen Saldo für jedes Konto.

Der verrechnete Saldo entspricht dem, was Ihrer Bank bekannt ist. Transaktionen, die Sie eingegeben haben, die Bank aber noch nicht bearbeitet hat (ausstehende Schecks, ausstehende Einzahlungen), werden vom ausgeglichenen Saldo ausgeschlossen, sind aber im Gesamtsaldo enthalten.

Ledger-Filter

Mehrere integrierte Filter helfen beim Abgleich:

Das Dialogfeld „Benutzerdefinierter Filter“ bietet außerdem eine Nach Abgleichstatus filtern (Filter by Cleared State)-Option mit Auswahlmöglichkeiten für jeden Status: „Nur gelöscht“, „Nur nicht gelöscht“ oder „Nicht gelöscht und ausstehend“.

Betragsänderungen und Ausgleich

Wenn Sie den Betrag einer Transaktion bearbeiten, die bereits als ausstehend oder gelöscht markiert wurde, warnt Sie Principal Plan und setzt den Clearing-Status automatisch auf „Nicht gelöscht“ zurück. Dadurch wird auch der Clearing-Status aller zugehörigen Übertragungs- oder Aufteilungsdatensätze zurückgesetzt. Dadurch wird verhindert, dass der ausgeglichene Saldo aufgrund von Änderungen nach dem Abgleich ungenau wird.