Conciliar una cuenta

Descripción general

La conciliación compara sus registros del Principal Plan con un extracto bancario o de tarjeta de crédito para confirmar que ambas partes están de acuerdo. El Principal Plan proporciona un saldo compensado, alternancias de compensación y filtros de libro mayor que en conjunto sirven como flujo de trabajo de conciliación.

Cómo funciona

Cuando llegue tu extracto bancario (en papel o en línea), sigue estos pasos:

1. Abra el libro mayor de la cuenta. Haga doble clic en la cuenta en Lista de cuentas (Account List) para abrir la pestaña del libro mayor.

2. Filtrar transacciones no compensadas. Utilice el menú Ver o la barra de herramientas de filtro para mostrar solo los elementos pendientes. La opción Ver pendientes (View Pending) muestra todas las transacciones no compensadas. Filtros más específicos como Ver cheques pendientes (View Pending Checks) y Ver depósitos pendientes (View Pending Deposits) pueden ayudarle a trabajar en el extracto sección por sección.

3. Marque cada transacción. A medida que encuentre cada transacción en el estado de cuenta, haga clic en la columna borrada o seleccione Cambiar estado compensado (Toggle Cleared) en el menú contextual. La transacción cambia de un espacio en blanco (no compensado) a un * (pendiente).

4. Comparar saldos. El pie de página del libro mayor muestra el saldo liquidado en curso. Compare esto con el saldo final de su estado de cuenta. Cuando coinciden, la reconciliación es completa.

5. Investigue las diferencias. Si los saldos no coinciden, busque transacciones que aparecen en el estado de cuenta pero no en su libro mayor (entradas omitidas), o transacciones en su libro mayor que el banco aún no ha procesado (partidas pendientes).

Estados de compensación

Cada transacción conlleva dos estados de compensación independientes: uno para la cuenta y otro para el sobre. Durante la conciliación de cuentas, solo cambia el estado de compensación del lado de la cuenta.

La compensación de sobres es independiente. No sigue extractos bancarios; le permite hacer un seguimiento de la liquidación por propósito presupuestario. Por ejemplo, los gastos médicos o de negocio cargados en cuentas corrientes y tarjetas de crédito pueden permanecer sin compensar en un sobre Médico o Negocio hasta que llegue el reembolso, y luego compensarse cuando se devuelven. El saldo compensado del sobre muestra lo que sigue pendiente en esa categoría. Active la compensación de sobres desde el Libro mayor de sobres, no desde el libro mayor de cuentas. Consulte Modelo envolvente del Principal Plan para más información sobre la compensación independiente.

Los tres estados son:

Cuando guarda el archivo, todas las transacciones pendientes se promocionan para borrarse. Pendiente es solo un estado de trabajo para la sesión actual, por lo que puede ver lo que acaba de marcar por separado de las transacciones compensadas anteriormente.

El saldo liquidado

El saldo compensado es la suma de todas las transacciones que no se encuentran en el estado "no compensado". Aparece en dos lugares:

• El pie de página del libro mayor: muestra el saldo liquidado en ejecución cuando el libro mayor está en modo de saldo compensado.
• La lista de cuentas: la columna Compensado (Cleared) muestra el saldo compensado de cada cuenta.

El saldo compensado corresponde a lo que sabe su banco. Las transacciones que ha ingresado pero que el banco aún no ha procesado (cheques pendientes, depósitos pendientes) se excluyen del saldo compensado pero se incluyen en el saldo total.

Filtros de libro mayor

Varios filtros integrados ayudan durante la conciliación:

El cuadro de diálogo de filtro personalizado también proporciona una opción Filtrar por estado de compensación (Filter by Cleared State) con opciones para cualquier estado, solo borrado, solo no borrado o no borrado y pendiente.

Cambios de importe y compensación

Si edita el monto de una transacción que ya se ha marcado como pendiente o compensada, Principal Plan le advierte y restablece automáticamente el estado de compensación a no compensada. Esto también restablece el estado de compensación de cualquier transferencia relacionada o registros divididos. Esto evita que el saldo compensado se vuelva inexacto debido a ediciones posteriores a la conciliación.