Reconciliando uma conta

Visão geral

A reconciliação compara os registos do seu Principal Plan com um extrato bancário ou de cartão de crédito para confirmar se ambos os lados concordam. O Principal Plan fornece um saldo compensado, alternadores de compensação e filtros de razão que, juntos, servem como fluxo de trabalho de reconciliação.

Como funciona

Quando seu extrato bancário chegar (em papel ou online), siga estas etapas:

1. Abra o razão da conta. Clique duas vezes na conta no Lista de contas (Account List) para abrir a guia do razão.

2. Filtrar para transações não compensadas. Use o menu de visualização ou a barra de ferramentas de filtros para mostrar apenas itens pendentes. A opção Ver pendentes (View Pending) mostra todas as transações não compensadas. Filtros mais específicos, como Ver cheques pendentes (View Pending Checks) e Ver depósitos pendentes (View Pending Deposits), podem ajudá-lo a trabalhar na instrução seção por seção.

3. Marque cada transação. Ao encontrar cada transação no extrato, clique na coluna limpa ou selecione Alternar compensado (Toggle Cleared) no menu do botão direito. A transação muda de branco (não compensado) para * (pendente).

4. Compare saldos. O rodapé do razão mostra o saldo compensado em andamento. Compare isso com o saldo final do seu extrato. Quando eles coincidem, a reconciliação está completa.

5. Investigue as diferenças. Se os saldos não corresponderem, procure transações que aparecem no extrato, mas não em seu razão (lançamentos perdidos), ou transações em seu razão que o banco ainda não processou (itens pendentes).

Limpando Estados

Cada transação carrega dois estados de compensação independentes – um para a conta e outro para o envelope. Durante a reconciliação de contas, apenas o estado de compensação da conta é alterado. O estado de compensação do lado do envelope é independente e pode ser usado para reconciliação de envelopes separados, se desejado.

Os três estados são:

Ao salvar o ficheiro, todas as transações pendentes são promovidas para compensadas. Pendente é apenas um estado funcional para a sessão atual, então você pode ver o que acabou de marcar separadamente das transações compensadas anteriormente.

O saldo compensado

O saldo compensado é a soma de todas as transações que não estão no estado “não compensado”. Aparece em dois lugares:

• Rodapé do razão -- Mostra o saldo compensado em execução quando o razão está no modo de saldo compensado.
• A lista de contas -- A coluna Compensado (Cleared) mostra o saldo compensado de cada conta.

O saldo compensado corresponde ao que o seu banco tem conhecimento. As transações que você inseriu, mas o banco ainda não processou (cheques pendentes, depósitos pendentes) são excluídas do saldo compensado, mas incluídas no saldo total.

Filtros de razão

Vários filtros integrados ajudam durante a reconciliação:

A caixa de diálogo de filtro personalizado também fornece uma opção Filtrar por estado de liquidação (Filter by Cleared State) com opções para qualquer estado, somente liberado, somente não liberado ou não liberado e pendente.

Alterações e compensação de valores

Se você editar o valor de uma transação que já foi marcada como pendente ou compensada, o Principal Plan avisará você e redefinirá automaticamente o estado de compensação para não compensado. Isso também redefine o estado de compensação em quaisquer registos de transferência ou divisão relacionados. Isso evita que o saldo compensado se torne impreciso devido a edições pós-reconciliação.